Инструменты групповой работы в компании
Всего десять лет назад командная работа в обычном офисе была практически невозможна. Из-за отсутствия соответствующих инструментов команда, которой поручено выполнение определенной задачи, не могла работать вместе (ну, разве что сидя за одним монитором или листом бумаги). Сначала нужно было разделить работу, чтобы каждый сотрудник мог заниматься своим участком всего проекта. Однако это не лучший пример командной работы. Хуже того, она крайне неэффективна. Поэтому очень жаль, что он до сих пор используется во многих компаниях. Тем более что на рынке существует множество инструментов для облегчения групповой работы. И они совершенно бесплатны.
Что такое инструменты группового ПО?
Проще говоря, это всевозможные технические решения (в основном аппаратное и программное обеспечение), целью которых является поддержка командной работы (то есть работы, выполняемой многими людьми). Стоит подчеркнуть, что благодаря им командная работа может быть реализована как людьми, работающими в одном месте (например, в головном офисе одной компании), так и географически разбросанными (например, в нескольких филиалах компании). Инструменты группового ПО позволяют пользователям одновременно работать над общими данными (документами, файлами) и предоставляют механизмы для координации действий и отслеживания хода работы.
Групповые программы предназначены для того, чтобы помочь людям, участвующим в решении общей задачи, достичь конкретных целей. Одним из способов работы такого приложения (традиционно) является физическое преобразование обрабатываемых материалов.
Сотрудничество требует от людей совместной скоординированной работы для достижения общей цели. Инструменты совместной работы облегчают совместную работу команд, несмотря на порой значительные географические расстояния, предоставляя решения для общения, помощи, сотрудничества и процессов решения проблем.
Кроме того, программное обеспечение для совместной работы может поддерживать общие функции управления проектами, такие как распределение (делегирование) задач, составление графиков и рабочих планов. Его результатом являются конкретные, осязаемые свидетельства завершения определенной деятельности, процессов или решения проблем – документация, соответствующие записи в журнале проекта, архив планов проекта, сроков, мультимедиа или результатов.
Наиболее известные, базовые (и бесплатные) инструменты группового ПО в офисе включают:
- инструменты Google (Google Docs, Google Sheets, Google Slides или Google Drive);
- Zoho Office Suite (Writer, Sheet, Projects, Discussions, Meeting и другие);
- приложения Office Webs (Word, Excel, Power Point, One Note, Skydrive);
- мгновенные мессенджеры: Skype, Gadu-Gadu и многие другие приложения.